Politique de confidentialité

Marengo inc. (« Marengo », « nous ») offre des cours de conditionnement physique en groupe et du coaching personnalisé dans des immeubles résidentiels partout au Canada, donnés par des entraîneurs indépendants certifiés. La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons par ce site et dans le cadre de nos services, pourquoi, à qui nous les communiquons, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits.

Elle s’applique partout où nous exerçons nos activités au Canada. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale et, lorsqu’elles s’appliquent, aux lois provinciales sur le secteur privé, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec et les Personal Information Protection Acts de la Colombie-Britannique et de l’Alberta. Lorsque ces lois diffèrent, nous appliquons la règle qui vous protège le mieux.

Ce que nous recueillons, et pourquoi

Formulaires du site.

• Demandes de démonstration (gestionnaires immobiliers) : nom, entreprise, poste, courriel professionnel, téléphone, ville, taille du portefeuille et un message facultatif, pour vous répondre et organiser une démonstration.
• Candidatures d’entraîneurs : nom, courriel, téléphone, ville, certifications, spécialités, secteurs desservis, années d’expérience et un lien facultatif vers un CV, pour évaluer la candidature et vous joindre au sujet d’occasions.
• Demandes de coach sur un portail d’immeuble (résidents) : nom, courriel, téléphone facultatif, votre immeuble, le coach choisi et votre message, pour organiser votre consultation ou vous jumeler à un coach.
• « Demander à mon immeuble » (résidents) : nom, courriel et nom de l’immeuble, pour communiquer avec la gestion de cet immeuble au sujet de Marengo et vous tenir au courant.

Inscription aux cours. Pour participer à un cours en groupe, vous remplissez un formulaire d’inscription avec votre nom, votre numéro d’appartement, votre date de naissance et votre courriel, vous signez une décharge de responsabilité et vous répondez à un questionnaire sur l’aptitude à l’activité physique (Q-AAP). Le Q-AAP contient des renseignements de santé. Nous l’utilisons uniquement pour confirmer que vous pouvez participer en toute sécurité et pour permettre à votre instructeur d’adapter le cours. Nous conservons aussi les présences et les listes d’attente.

Coaching et paiements. Si vous achetez un forfait de coaching, votre coach et notre plateforme de coaching conservent ce qui est nécessaire pour l’offrir : coordonnées, objectifs, historique d’entraînement, tout renseignement de santé ou sur une blessure que vous choisissez de communiquer, et le suivi des séances. Les paiements sont traités par notre fournisseur de paiement; Marengo ne voit ni ne conserve jamais le numéro complet de votre carte.

Photos et vidéos. Des photos ou de courtes vidéos peuvent être prises pendant les cours et les événements. Nous les utilisons uniquement dans les limites du consentement aux médias prévu dans la décharge, et vous pouvez retirer ce consentement pour l’avenir en tout temps.

Communications. Nous envoyons des messages de service liés à votre inscription ou à votre achat, comme des confirmations, des changements d’horaire et les liens d’inscription aux prochains cours de votre immeuble. Nous envoyons des messages promotionnels uniquement avec votre consentement, et chacun permet de vous désabonner.

Données techniques. Notre hébergeur conserve les journaux habituels du serveur (adresse IP, heure, pages demandées) pour la sécurité et la fiabilité. Nous ne les utilisons pas pour profiler les visiteurs. Le site dépose un seul témoin fonctionnel, votre préférence de langue, qui ne contient aucun identifiant. Le site n’utilise aucun outil d’analyse, de publicité ou de suivi tiers. Si cela change, ces outils ne se chargeront qu’après votre consentement exprès, et la présente politique sera mise à jour d’abord.

Nous recueillons seulement ce qui est nécessaire à ces fins, et nous n’utilisons pas vos renseignements à une autre fin sans votre consentement. Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

À qui nous les communiquons

• Votre entraîneur ou instructeur. Nos entraîneurs sont des travailleurs autonomes liés à Marengo par des obligations de confidentialité. Ils reçoivent ce qui leur est nécessaire pour donner votre cours ou votre coaching, y compris les réponses au Q-AAP ou les renseignements de santé utiles à votre sécurité.
• Votre immeuble. Pour les cours donnés dans votre immeuble, nous pouvons communiquer des renseignements limités au propriétaire ou au gestionnaire de l’immeuble lorsque c’est nécessaire au déroulement du cours, par exemple le nom et le numéro d’appartement des personnes inscrites pour l’accès et les présences, ou des statistiques globales de participation. Les photos et vidéos leur sont transmises uniquement dans les limites de votre consentement aux médias. Nous ne communiquons jamais vos réponses au Q-AAP ni aucun autre renseignement de santé à votre immeuble, et nous ne lui communiquons pas les détails de votre coaching.
• Nos fournisseurs de services, qui agissent pour nous, en vertu d’un contrat et uniquement pour les services qu’ils nous rendent :
  • monday.com, dossiers des clients et des candidats;
  • Google Workspace, courriel et documents;
  • Tally, formulaires d’inscription, de décharge et de Q-AAP;
  • Everfit, plateforme de coaching, programmes et réservations;
  • Stripe, traitement des paiements;
  • Hostinger, hébergement du site et journaux du serveur.
• Lorsque la loi l’exige, par exemple en réponse à une demande légale valide, ou pour protéger la vie, la santé ou la sécurité d’une personne en situation d’urgence.
• Si l’entreprise change de mains, par une fusion, une vente ou une réorganisation, les renseignements personnels peuvent être transférés au successeur, qui doit les protéger comme le prévoit la présente politique.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels.

Conservation hors de votre province ou du Canada

Certains de nos fournisseurs conservent ou traitent des renseignements à l’extérieur de votre province et du Canada, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Les renseignements conservés à l’étranger sont assujettis aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses autorités. Nous évaluons les protections offertes par un fournisseur avant d’y recourir, et nous exigeons des garanties contractuelles de chacun d’eux.

Durée de conservation

• Demandes de démonstration, candidatures, demandes de coach et demandes d’immeuble : jusqu’à 24 mois après notre dernier échange, sauf si une entente ou un mandat en cours exige plus longtemps.
• Inscriptions aux cours, décharges signées et Q-AAP : au moins cinq ans après votre dernier cours, ou plus longtemps si la loi ou notre assureur l’exige, car ils documentent votre consentement et pourraient être nécessaires en cas de réclamation.
• Dossiers de coaching et de paiement : tant que vous êtes client, puis aussi longtemps que les lois fiscales et comptables l’exigent (généralement six ans pour les documents financiers).
• Journaux du serveur : quelques semaines, sauf s’ils sont nécessaires à l’enquête sur un incident de sécurité.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, nous les détruisons ou les rendons anonymes.

Comment nous les protégeons

Nous limitons l’accès aux personnes qui en ont besoin, recourons à des fournisseurs aux pratiques de sécurité reconnues, protégeons nos comptes par une authentification forte et veillons à ce que toute personne qui traite des renseignements personnels pour nous connaisse ces règles. Les renseignements de santé ne sont transmis qu’à l’entraîneur qui en a besoin.

Vos droits

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, les faire rectifier, retirer votre consentement (ce qui peut nous empêcher de continuer à offrir un service) ou les faire supprimer lorsque nous n’avons plus à les conserver. Au Québec, vous pouvez aussi demander à recevoir les renseignements que vous nous avez fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu’ils soient transmis à une autre organisation. Écrivez à admin@marengohealth.com. Nous répondons dans un délai de 30 jours et pourrions d’abord devoir confirmer votre identité.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou de l’autorité de votre province : la Commission d’accès à l’information du Québec, l’Office of the Information and Privacy Commissioner de la Colombie-Britannique ou l’Office of the Information and Privacy Commissioner de l’Alberta.

Personnes mineures

Nos services s’adressent aux adultes. Une personne qui n’a pas atteint l’âge de la majorité dans sa province peut y participer uniquement avec le consentement et la signature d’un parent ou d’un tuteur. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements sur un enfant de moins de 14 ans sans le consentement d’un parent ou d’un tuteur.

Responsable de la protection des renseignements personnels

La personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Marengo est Alexandre Fortin, président-directeur général, admin@marengohealth.com.

Incidents de confidentialité

Si un incident touchant vos renseignements personnels présente un risque réel de préjudice grave (au Québec, un risque qu’un préjudice sérieux soit causé), nous vous en aviserons, ainsi que l’autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels, comme l’exige la loi. Nous tenons un registre de tous les incidents.

Modifications

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que nos services évoluent. La date ci-dessus indique la version en vigueur, et toute modification importante sera signalée sur cette page.